1) Dependiendo de la comunidad autonoma, está claro que los residuos son peligrosos, pero para el caso de fluorescentes existe un Sistema de recogida (pagas canon al comprarlos y hay un sistema de recogida). Podrías aplicar el sistema de contratar una empresa de mantenimiento y exigirle a ella la gestión por contrato.
Para los tóners podrías acreditar a través de la empresa que te los retira que son reutilizados e incluso comprar esos toners, si el toner es reutilizado no debería aplicarsele la ley 10/98 (esto depende mucho de la comunidad autonoma).

2) Lo mejor, que la empresa de limpieza se "apañe" con sus productos y residuos (tu contratas solo la limpieza). Después con el contrato y comunicado de aspectos a la empresa de limpieza, para una primera implantación será suficiente (supongo que el futuro te irán exigiendo que está empresa te presente documentación como que gestiona correctamente sus residuos).

Nosotros al final nos dimos de alta como pequeño productor, es muy sencillo. Pero para el caso de ser solo una oficina vale la pena ponerlo en comun con el auditor del sistema, a lo sumo te pondra una no conformidad, que será muy facil de solucionar. Aunque te digo que esto es muy discutible. Ah, y piensa en los intereses de la gente a la que consultes.